(Not so Virtual) Board Assitant

  • Sales
  • Remote job

(Not so Virtual) Board Assitant

Job description

O co chodzi?

Nazywam się Łukasz Chojnowski i jestem Prezesem Zarządu United Ideas - firmy zajmującej się tworzeniem oprogramowania, z której produktów pewnie korzystasz a nie wiesz że to my zrobiliśmy :-). Szukam kogoś kto stanie się moją prawą ręką, i stworzymy relację dzięki której będziemy się porozumiewać bez słów. I kogoś kto zadba o moje tematy bardziej niż ja sam potrafię, bo już powoli nie wyrabiam. Minimalny commitment do roli to 2 lata, i zakładam że uda się Ciebie awansować nawet szybciej. Na koniec fun fact: Poprzedni asystent zatrudniony przeze mnie został dyrektorem zarządzającym, więc to dobry początek, bo będąc w tej roli dowiesz się wszystkiego o firmie.

 

Jakie są wymagania?

  • Umiejętność obchodzenia się z informacjami objętymi tajemnicą przedsiębiorstwa i tajemnicą handlową
  • Co najmniej dwuletnie (i dłuższe!) zaangażowanie do roli
  • Przedsiębiorczość i startupowy mindset
  • Extreme ownership & can do attitude
  • Perfect english (preferably non-accent)
  • Praca w 97% remote i 3% w Warszawie - wymagane prawo jazdy, pokryjemy koszty związane z samochodem / car sharingiem etc

 

Co będziesz robić?

  • Księgowe zamknięcie miesiąca wg. przepisanej procedury
  • Trafikowanie zespołu (pilnowanie obłożenia) wg. przepisanej procedury
  • Aktualizacja planu rozliczeń finansowych (lista przelewów odebranych i wysłanych)
  • Sprawunki (odebrać/zrobić zakupy, zawieźć dokumenty, etc) - nie musisz mieć własnego samochodu, zwracamy koszty CarSharingu (do ustalenia)
  • Kontrolowanie poprawności danych w systemie ERP wg. przepisanej procedury
  • Uzupełnianie kalendarza dostępności zespołu
  • Umawianie spotkań
  • Ogarnianie i monitoring kalendarza ("hej Lukasz, tu jest okienko czasowe kiedy moglbys odwiedzic tego klienta albo ogarnac TO zadanie")
  • Ciągnięcie za uszy ;-) różnych tematów
  • Obsługa komunikacji z biurem rachunkowym
  • Obsługa korespondencji / deponowanie umów i dokumentów w firmowym archiwum
  • Wpisywanie danych do przelewów do banku
  • Kontrola faktur kosztowych i opisywanie ich odpowiednio
  • Kontrola zgodności z białą listą podatników
  • Miękka windykacja faktur (przypomnienie o płatnościach)
  • Obsługa furgonetka.pl (zamawianie kuriera / zwrotów / etc.)
  • Obsługa ticketów różnych (zakładanie projektów, etc)
  • Ogarnięcie wystroju biura (plakaty, dyplomy, nagrody)
  • Ogarniania wypadów team-buildingowych, eventów, targów, materiałów promocyjnych (wlepki, koszulki, banery)
  • Zajawka pod event management nice to have (targi, konferencje, meet-upy w polsce oraz zagranicy)
  • Planowanie wyjazdów biznesowych (logistyka, czyli booking hoteli i transportu, wejściówek na konferencje branżowe)
  • Dbanie o relacje z klientami (prezenty, kartki okolicznościowe), ważna własna inicjatywa
  • Pilnowanie żeby w raportowanym czasie pracy (przez zespół oczywiście) nie było głupot i nieścisłości
  • Przeprowadzanie procedury NPS z klientami
  • Badanie “zdrowia” klientów (jak późno płacą faktury) i na tej podstawie rekomendowanie przedpłat etc
  • Rozwoj narzedzi (wraz z zespolem - system ERP) uzywanym przez Ciebie w codziennej pracy

 

Co dalej?

  • Promocja na Operations Manager
  • Promocja na Financial Manager

Requirements

Wirtualna Asystentka